メール送信・Gmail設定

画像やPDFなどのファイルをメールに添付して送る確実なやり方

解決出来ることor新しく身に付くスキル

  1. メールの到達率(相手に届く確率)がアップする
  2. 相手の受信トレイ(メールサーバー)の容量を奪わない
  3. 後からファイルの差し替えや長期間共有状態を維持出来る

解説をすっ飛ばして手順を見る

メールの到達率(相手に届く確率)がアップする

ったはずのメールが相手に届いてない!?”ということは、よく起こります。

届かない原因が送った側にあるのか?送られた相手側にあるのか?を特定することはなかなか難しいのですが、あなたがメールを送る側の時に気を付けておくことで、メールの到達率を飛躍的にアップさせる方法があります。それは、

〝メールに直接、ファイルを添付しないこと〟です。

なぜ?メールに直接ファイルを添付してはいけないか?というと、添付ファイルがあることで相手側のサーバーで迷惑メール判定を受ける可能性があるからです。

添付ファイルがあると迷惑メール判定を喰らいやすい

相手の受信トレイ(メールサーバー)の容量を奪わない

“メールに直接ファイルを添付してあると、そのファイルのサイズ分だけ相手の受信トレイの容量が減っていく”ので、添付ファイル付きのメールは嫌がられることが多いです。

相手の受信トレイの容量を奪わないためにも、メールにファイルは添付しないようにご注意ください。

相手の受信トレイの容量を奪わない

後からファイルの差し替えや長期間共有状態を維持出来る

“メールに直接ファイルを添付してしうまうと後からファイルを差し替える時にもう一回、メールを書いてファイルを添付する必要がある”のですが、これからお伝えする方法だど、メールを送った後でもファイルの差し替えが出来ます。

また、相手の受信トレイの容量を奪わないので、相手も受け取ったメールをそのまま保存しておけるため、送ったファイルを長期間共有している状態を保てます。

誤ったファイルでも後から差し替え可能

ちなみに後から共有したファイルを差し替えるには、先にファイルそのもののを共有するのではなく、ファイルを入れたフォルダごと共有する必要があるので注意が必要です。

オンラインストレージでファイルを共有する

では、メールの到達率をアップさせて、相手の受信トレイ(メールサーバー)の容量を奪わないで、後からファイルの差し替えや長期間ファイルを共有している状態を維持出来る、メールでファイルを相手に送る方法というのは何かというと、

オンラインストレージでファイルを共有する

ということになります。イメージとしてはこんなarrow_downward感じ。

オンラインストレージでファイルを共有

オンラインストレージでファイルを共有する工程は大きく分けて2つ

では、ここからオンラインストレージでファイルを共有する手順をお伝えしていくのですが、その手順は至って簡単で大きくわけると次の2工程になります。

  1. 共有するファイルをオンラインストレージ(Googleドライブなど)にアップロード
  2. アップロードしたファイルの共有URLをメールの本文に貼り付けて相手に送信

たった、これだけです。

下記に詳しい手順を書いておきましたので参照しながら、取り組んでみてください。

オンラインストレージでファイルを共有する詳しい手順

1これまでのやり方・考え方を手放す

メールに直接、PDFなどのでデータを添付といったこれまでのやり方を手放す

このタイミングで〝ファイルは直接メールに添付する〟といったやり方・考え方を一旦、手放しておいてください。

2クラウドストレージ内に共有専用のフォルダを作成

“クラウドストレージ”というのは、Googleドライブやドロップボックスなどのことで、外部のサーバーを借りてそこにデータを保管する仕組み・サービスのことです。

ここでは、“Googleドライブ”を使った事例で進めていきます。

最初に準備としてGoogleドライブを開いて、マイドライブ内にファイルを共有するためのフォルダを作成してください。

フォルダの名称は『メール添付ファイル』などが分かりやすくて良いかと。フォルダの色も変えておくとより分かりやすいかと。

Googleドライブのマイドライブのメールで共有するための専用フォルダ

3共有専用フォルダの中に仕分け用のフォルダを作成

作成した共有専用フォルダの中に、“2024年”などの年のフォルダや“01月”などの月のフォルダを作成しておくと、後で共有したファイルを確認したりする時に便利かと思いますが、面倒くさい時は仕分けフォルダは無くても大丈夫です。

メールで共有するための専用フォルダのフォルダ分け

4共有専用フォルダの仕分けフォルダにファイルをアップロード

作成した共有専用フォルダ内に共有したいPDFや画像ファイルをアップロードします。

ファイルの入れ方はドラッグ・アンド・ドロップでもいいし、(+新規)からファイルをアップロードでも構いません。

メールで共有するための専用フォルダにファイルをアップロード

ファイルがアップロードされるのを待ちます。

アップロードを待つ

5アップロードされたファイルを確認

アップロードが完了したら、アップロードされたファイルを確認してください。

アップロードされたファイルを確認

6ファイルの共有リンクを取得

共有するファイルを右クリックした後、“リンクを取得を選択”して、左クリックします。

リンクを取得を選択して、左クリック

7アクセス権限の変更

ポップアップで、“共有”の画面が起動するので、一般的なアクセスの箇所にあるアカウント名の隣の“ ▼ ”をクリックします。

共有のポップアップ画面

8アクセス権限をリンクを知っている全員に変更

一般的なアクセスの設定を、リンクを知っている全員に変更します。

「これって、誰でもファイルを見れるということですか?」ということを聞かれるのですが、これは“生成された複雑なリンクを知っている人”だけが見れるということです。

つまり、これから生成される小文字と大文字と数字がランダムに30個〜50個位並んだ複雑なリンクを知っている人しか見られないということで、もちろん、Googleの検索などでヒットすることは無いので心配ありません。

リンクを知っている全員に変更

*ちなみに、こちらの画面表示は、GoogleWorkSpaceの画面表示です。無料版のGoogleアカウントの場合は画面表示が少し違うので、次の工程で補足します。

9【補足】無料版のGmailのケース

無料版のGmialでは下記のような“制限付き”になっているので、こちらを“リンクを知っている全員”に変更してください。

無料版のGmailでの設定

10ファイルの共有リンクをコピー

〝一般的なアクセス〟の項目を“リンクを知っている全員▼”に変更したら、“リンクをコピー”をクリックして“リンクをコピーしました”と表示されたら、“完了”をクリックします。

何をしたか?というと、Googleドライブにアップロードしたファイルを相手が見れる&ダウンロード出来るようにした秘密のリンク(URL)を生成して、そのリンクをコピーしたのです。

リンクをコピーして完了をクリック

11共有リンクをメールの本文にペースト

メールを開いて、コピーしたファイルの共有リンクをメールの本文にペーストします。

メールを開いてリンクをペースト

ちなみに、共有するファイルが複数ある場合は、同様に他のファイルも共有リンクを生成してコピーして同様にメールの本文に貼り付けてからメールを送信します。

この時、注意したいのがメールの本文にリンクのアドレス(URL)だけにしないで他に文章を書くことです。理由は、リンクだけのメールは迷惑メールと判定されやすいから。

共有リンクを貼付してメールを送信

これが、Googleドライブなどのクラウドストレージ経由でファイルを共有することの手順です。

12【応用】共有するファイルが複数ある場合

ちなみに、共有するファイルが複数ある場合はファイルごとではなく、フォルダごと共有すると楽なので、その場合はフォルダそのものの共有の設定を“リンクを知っている全員”にしてフォルダごと共有します。手順はファイルの時と同じで簡単です。

フォルダごと共有

毎回、共有するファイルをアップロードするたびに“一般的なアクセス”を“制限付き”から“リンクを知っている全員”に変更して…って少し面倒くさいので、

共有するファイルを入れるフォルダそのものの設定を変えると楽です。

どういうことかと言うと、『メール添付ファイル専用』などの名称で作成したフォルダそのものリンク設定を“リンクを知っている全員”に変更しておくと、今後、そのフォルダ内にアップロードされたファイルのデフォルト(標準)設定が“リンクを知っている全員”になるので、ファイルを共有する時は、リンクを取得だけなので楽だということです。

13【参考】相手がメールを受信した状態

相手が受信したメールは次のようになっているので、“このメールにはファイルが添付されているんだ”と簡単に認識が出来ます。

相手が受信したメール

これは擬似的に添付ファイルがあるように見せているだけで、添付ファイルの上にカーソルを置くと“ドライブで共有”と表示があって“ダウンロードアイコン”も表示されるので、相手は『このファイルはダウンロード出来る』と認識出来るというわけです。

ドライブで共有されているという添付ファイル風

まとめ

ファイルをメールに直接添付するのではなく、オンラインストレージ経由で共有するメリットは次の3つ。

メールの到達率(相手に届く確率)がアップする

メールの到達率がアップする根拠は、ファイルを直接メールに添付して送信されたメールは、迷惑メール(スパムメール)と誤認されて、受信側のメールサーバーのセキュリティでメールが弾かれてしまって、メールそのものが届かないケースがあることから。

相手の受信トレイ(メールサーバー)の容量を奪わない

“ファイルを直接届けるわけではないので相手の受信トレイの容量を奪わない”根拠は、“itw.jp”などの独自ドメインで設定されているメールを始め、“Gmail”や“Yahoo!メール”など一部の無制限プランを除いて、メールサーバーの容量には上限が設定されていることから。

特に、利用者の多い無料版のGmailは容量の上限が15GB(2024年6月現在)なので、スマートフォンで撮影されたような解像度の高い画像ファイルなどが添付されたメールを何通も受け取っているとあっという間に容量の上限に達してしまいます。

メールサーバーの容量が上限に達してしまうと、それ以降のメールを受信出来なくなることから、相手のメールサーバーの容量を奪う行為は嫌われます。

後からファイルの差し替えや長期間共有状態を維持出来る

例えば、“誤ったファイルを共有した場合など、共有後に差し替えられる”というのは、便利だという方が多く、利便性が高いと考えられます。

Googleドライブなどのクラウドに置いてあるファイルを見る・ダウンロード出来るようにして、相手にその秘密のアドレスを教えるので、相手が共有されたファイルにアクセスする前に、あるいはファイルにアクセスした後でも、誤ったファイルを共有してしまっていた場合などは、ファイルを差し替えると相手は差し替えられた後のファイルを見る・ダウンロードすることが出来るというわけです。

後から共有したファイルを差し替えるためには、ファイルそのもののを共有するのではなく、フォルダにファイルを入れて、フォルダごと共有する必要があるので注意が必要です。

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川村 みきを

アメリカで暮らしていた時に〝パソコンとインターネット〟に触れて、
帰国後の1997年にプログラマーの仕事に従事。

その後、人材派遣会社で〝IT人材の派遣事業〟を立ち上げ事業運営に従事。

ウェブサイト制作会社での新規事業を経て2007年に独立。

〝ウェブサイト制作〟、〝映像コンテンツ制作〟の事業を経て、今は、

〝ITのテクニカルサポート〟

〝オンライン講座の企画運営〟

で、事業活動をITの側面から手助けをしています。

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