解決出来ることor新しく身に付くスキル
- メールの到達率（相手に届く確率）がアップする
- 相手の受信トレイ（メールサーバー）の容量を奪わない
- 後からファイルの差し替えや長期間共有状態を維持出来る
メールの到達率（相手に届く確率）がアップする
“送ったはずのメールが相手に届いてない！？”ということは、よく起こります。
届かない原因が送った側にあるのか？送られた相手側にあるのか？を特定することはなかなか難しいのですが、あなたがメールを送る側の時に気を付けておくことで、メールの到達率を飛躍的にアップさせる方法があります。それは、
〝メールに直接、ファイルを添付しないこと〟です。
なぜ？メールに直接ファイルを添付してはいけないか？というと、添付ファイルがあることで相手側のサーバーで迷惑メール判定を受ける可能性があるからです。
相手の受信トレイ（メールサーバー）の容量を奪わない
“メールに直接ファイルを添付してあると、そのファイルのサイズ分だけ相手の受信トレイの容量が減っていく”ので、添付ファイル付きのメールは嫌がられることが多いです。
相手の受信トレイの容量を奪わないためにも、メールにファイルは添付しないようにご注意ください。
後からファイルの差し替えや長期間共有状態を維持出来る
“メールに直接ファイルを添付してしうまうと後からファイルを差し替える時にもう一回、メールを書いてファイルを添付する必要がある”のですが、これからお伝えする方法だど、メールを送った後でもファイルの差し替えが出来ます。
また、相手の受信トレイの容量を奪わないので、相手も受け取ったメールをそのまま保存しておけるため、送ったファイルを長期間共有している状態を保てます。
ちなみに後から共有したファイルを差し替えるには、先にファイルそのもののを共有するのではなく、ファイルを入れたフォルダごと共有する必要があるので注意が必要です。
オンラインストレージでファイルを共有する
では、メールの到達率をアップさせて、相手の受信トレイ（メールサーバー）の容量を奪わないで、後からファイルの差し替えや長期間ファイルを共有している状態を維持出来る、メールでファイルを相手に送る方法というのは何かというと、
オンラインストレージでファイルを共有する
ということになります。イメージとしてはこんなarrow_downward感じ。
オンラインストレージでファイルを共有する工程は大きく分けて2つ
では、ここからオンラインストレージでファイルを共有する手順をお伝えしていくのですが、その手順は至って簡単で大きくわけると次の２工程になります。
- 共有するファイルをオンラインストレージ（Googleドライブなど）にアップロード
- アップロードしたファイルの共有URLをメールの本文に貼り付けて相手に送信
たった、これだけです。
下記に詳しい手順を書いておきましたので参照しながら、取り組んでみてください。
オンラインストレージでファイルを共有する詳しい手順
8アクセス権限をリンクを知っている全員に変更
一般的なアクセスの設定を、リンクを知っている全員に変更します。
「これって、誰でもファイルを見れるということですか？」ということを聞かれるのですが、これは“生成された複雑なリンクを知っている人”だけが見れるということです。
つまり、これから生成される小文字と大文字と数字がランダムに30個〜50個位並んだ複雑なリンクを知っている人しか見られないということで、もちろん、Googleの検索などでヒットすることは無いので心配ありません。
＊ちなみに、こちらの画面表示は、GoogleWorkSpaceの画面表示です。無料版のGoogleアカウントの場合は画面表示が少し違うので、次の工程で補足します。
12【応用】共有するファイルが複数ある場合
ちなみに、共有するファイルが複数ある場合はファイルごとではなく、フォルダごと共有すると楽なので、その場合はフォルダそのものの共有の設定を“リンクを知っている全員”にしてフォルダごと共有します。手順はファイルの時と同じで簡単です。
毎回、共有するファイルをアップロードするたびに“一般的なアクセス”を“制限付き”から“リンクを知っている全員”に変更して…って少し面倒くさいので、
共有するファイルを入れるフォルダそのものの設定を変えると楽です。
どういうことかと言うと、『メール添付ファイル専用』などの名称で作成したフォルダそのものリンク設定を“リンクを知っている全員”に変更しておくと、今後、そのフォルダ内にアップロードされたファイルのデフォルト（標準）設定が“リンクを知っている全員”になるので、ファイルを共有する時は、リンクを取得だけなので楽だということです。
まとめ
ファイルをメールに直接添付するのではなく、オンラインストレージ経由で共有するメリットは次の３つ。
メールの到達率（相手に届く確率）がアップする
メールの到達率がアップする根拠は、ファイルを直接メールに添付して送信されたメールは、迷惑メール（スパムメール）と誤認されて、受信側のメールサーバーのセキュリティでメールが弾かれてしまって、メールそのものが届かないケースがあることから。
相手の受信トレイ（メールサーバー）の容量を奪わない
“ファイルを直接届けるわけではないので相手の受信トレイの容量を奪わない”根拠は、“itw.jp”などの独自ドメインで設定されているメールを始め、“Gmail”や“Yahoo!メール”など一部の無制限プランを除いて、メールサーバーの容量には上限が設定されていることから。
特に、利用者の多い無料版のGmailは容量の上限が15GB（2024年6月現在）なので、スマートフォンで撮影されたような解像度の高い画像ファイルなどが添付されたメールを何通も受け取っているとあっという間に容量の上限に達してしまいます。
メールサーバーの容量が上限に達してしまうと、それ以降のメールを受信出来なくなることから、相手のメールサーバーの容量を奪う行為は嫌われます。
後からファイルの差し替えや長期間共有状態を維持出来る
例えば、“誤ったファイルを共有した場合など、共有後に差し替えられる”というのは、便利だという方が多く、利便性が高いと考えられます。
Googleドライブなどのクラウドに置いてあるファイルを見る・ダウンロード出来るようにして、相手にその秘密のアドレスを教えるので、相手が共有されたファイルにアクセスする前に、あるいはファイルにアクセスした後でも、誤ったファイルを共有してしまっていた場合などは、ファイルを差し替えると相手は差し替えられた後のファイルを見る・ダウンロードすることが出来るというわけです。
後から共有したファイルを差し替えるためには、ファイルそのもののを共有するのではなく、フォルダにファイルを入れて、フォルダごと共有する必要があるので注意が必要です。
