メール運用

“送ったはずのメールが届いていない!?”が無くなる、メール送信時に気をつける1つのこと

ったはずのメールが相手に届いてない!?”ということはよく起きる。

送った人・あなた=送信者、受け取るはずだった人・お相手=受信者のどちらかの何処かに原因があるはずだけど、その原因を特定することはなかなかに難しい。

だからこそ、送信者のあなたが、普段から気をつけておいた方がいいことが幾つかあって、今日はそのひとつをお伝えする。

この記事で解決出来る課題は、

  • 送ったはずのメールが届かない。
  • メールを送った相手の受信トレイの容量を奪ってしまう。

メールにPDFとか画像のファイルを直接添付しない

PDFの文書や画像などのファイルを誰かに渡したい(共有したい)時、一般的な方法としてメールにそのまま添付して送ることがある。

だけど、そのやり方、つまりメールにPDFとか画像ファイルをそのまま添付して送り続けていると、そう遠くない未来にあなたが送るメールの幾つかが相手に届かないという事態が生じる恐れがあるのだ。

クライアントから、頻繁に聞かれるのがこの、“ 送信したメールが相手に届かない ”というトラブル。

そんな時、そのクライアントは、メールに直接、ファイルを添付して送っていることが多い。

では、何故?メールにPDFとか画像ファイルをそのまま添付して送り続けていると、そう遠くない未来にメールが届かなくなるのか?というと…

それは、メールにPDFなどの添付ファイルがあると、メールを受け取った相手側のメールの送受信を担っているサーバーやメールソフトで、受信したメールに貼り付けてあるPDFファイルはウィルスに感染していないか?を検証(ウィルスチェック)する装置が十分に働かないことがあって、“これはやばいメールかも…”という判定が付くことがある。

そして、その結果、“このアドレスから送られてくるメールは検証が出来ない”ということで、一部のサーバーやメールソフトで、メールがブロックされて届かなくなってしまうのだ。

そういうわけなので、普段から文書や画像などのファイルを他の人に送る時は、ファイルをメールに直接添付して送るようなことはせずに、Googleドライブなどのクラウドストレージ経由でファイルを相手に共有すること、名付けて“ クラウド共有スタイル ”でファイルを共有することを心がけてほしい。

クラウド共有スタイルを図にするとこんな感じになる

最適なファイルの共有の方法・クラウド共有スタイル

“クラウド共有スタイル”とメールへ直接添付の違い

クラウド共有スタイル(クラウドGoogleドライブなどのクラウドストレージ経由でファイルを共有すること)の最大のメリットは、そう遠くない未来にメールが相手に届かないというリスクを回避出来るということがある。

これは、“メールへ直接添付”(PDFや画像ファイルをメールに直接添付して送信すること)を続けていると、次のデメリットがあり、

  1. メールの到達率(相手に届く確率)が下がる・届かなくなる
  2. メールに添付されているファイルの容量で相手の受信トレイの容量を奪う
  3. 誤ったファイルを送った場合でも一度送ったファイルは差し替えられない

これらのデメリットを回避する方法が、クラウド共有スタイル(クラウドGoogleドライブなどのクラウドストレージ経由でファイルを共有すること)ということになる。

逆を返せば、

クラウド共有スタイルでファイルを共有するようにすれば、

 

  1. メールの到達率(相手に届く確率)が上がる・届かなくなるリスクを回避
  2. ファイルを直接届けるわけではないので相手の受信トレイの容量を奪わない
  3. 誤ったファイルを共有した場合でも共有後に差し替えられる

 

といったメリットがあるというわけだ。

“クラウド共有スタイル”の手順

では、ここからクラウド共有スタイル(クラウドGoogleドライブなどのクラウドストレージ経由でファイルを共有すること)の手順について解説していこう。と、いっても、その手順は至って簡単。大きくわけると次の2工程になる。

  1. 共有するファイルをオンラインストレージ(Googleドライブなど)にアップロード
  2. アップロードしたファイルの共有URLをメールの本文に貼り付けて相手に送信

たった、これだけ。

これだけの手順で、そう遠くない未来にあなたが送るメールが相手に届かないという事態を回避出来る上、メールの到達率を上げて、相手の受信トレイの容量を奪わずに、誤ったファイルを共有した場合でも、差し替えが可能いった様々なメリットがあるので、是非このクラウド共有スタイルで相手にファイルを共有して、快適な仕事の環境を作って欲しいと願う。

1これまでのやり方・考え方を手放す

メールに直接、PDFなどのでデータを添付といったやり方を捨てる

これまでのメールにファイルを直接添付して送るといったやり方・考え方を一旦、手放しておこう。

2クラウドストレージ内に共有専用のフォルダを作成

“クラウドストレージ”というのは、ドロップボックスやGoogleドライブなどで、外部のサーバーを借りてそこにデータを保管する仕組み・サービスのこと。

ここでは、“Googleドライブ”を使った事例で進めていく。

では、Googleドライブを開いて、マイドライブ内にメールでファイルを共有するためのフォルダを作成しよう。

フォルダの名称は『メール添付ファイル』などが分かりやすくていいだろう。なんならフォルダの色を変えておくとより分かりやすい。

Googleドライブのマイドライブのメールで共有するための専用フォルダ

3共有専用フォルダの中に仕分けフォルダを作成

メールで共有するために作成した共有専用フォルダの中に、“2023年”などの年のフォルダとその中に“01月”などの月のフォルダを作成しておく。

これは、後で共有したファイルを確認したりする時に便利。

メールで共有するための専用フォルダのフォルダ分け

4共有専用フォルダの仕分けフォルダにファイルをアップロード

作成した共有専用フォルダ内に共有するPDFや画像ファイルをアップロードする。

誰かにファイルを共有する機会が訪れたら、メールで共有するための専用フォルダ内の年→月のフォルダを開いて、そこに共有したいファイルを入れる。

ファイルの入れ方はドラッグ・アンド・ドロップでもいいし、(+新規)からファイルをアップロードしてもいい。

メールで共有するための専用フォルダにファイルをアップロード

ファイルがアップロードされるのを待つ。

アップロードを待つ

5アップロードされたファイルを確認

アップロードが完了したら、アップロードされたファイルを確認しよう。

アップロードされたファイルを確認

6ファイルの共有リンクを取得

共有するファイルを右クリックした後、“リンクを取得を選択”して、左クリック。

ここでは画像ファイルを共有する。

リンクを取得を選択して、クリック

7アクセス権限の変更

ポップアップで、“共有”の画面が起動するので、一般的なアクセスの箇所にあるアカウント名の隣の“ ▼ ”をクリック。

共有のポップアップ画面

8アクセス権限をリンクを知っている全員に変更

一般的なアクセスの設定を、リンクを知っている全員に変更する。

ここでたまに、「これって、誰でもファイルを見れるということですか?」ということを聞かれるが、その前提には、“リンクを知っている人”というのがある。

つまり、これから生成される小文字と大文字と数字がランダムに30個〜50個位並んだ複雑なリンクを知っている人しか見られないということだ。もちろん、Googleの検索などでヒットすることは無いので、まず安心して構わない。

リンクを知っている全員に変更

ちなみに、こちらの画面表示は、GoogleWorkSpaceの画面表示になる。無料版のGoogleアカウントの場合は画面表示が少し違うので、次の工程で説明している。

9【参考】無料版のGmailのケース

無料版のGmialでは下記のような“制限付き”になっているので、こちらを“リンクを知っている全員”に変更

無料版のGmailでの設定

10共有ファイルのリンクをコピー

一般的なアクセスを“リンクを知っている全員▼”に変更したら、“リンクをコピー”をクリックして“リンクをコピーしました”と表示されたら、“完了”をクリック。

これは何をしたか?というと、Googleドライブにアップロードしたファイルを相手が見る・ダウンロードするための秘密のリンク(URL)を生成して、そのリンクをコピーしたのだ。

リンクをコピーして完了をクリック

11共有リンクをメールの本文にペースト

次にメールを開いて、コピーした共有用リンクをメールの本文にペーストする。

メールを開いてリンクをペースト

共有するファイルが複数ある場合は、同様に他のファイルもリンクを生成して、その共有用リンクをコピーして同様にメールの本文に貼り付けてからメールを送信する。

この時に注意したいのがメールの本文にリンクのアドレス(URL)だけにしないで他に文章を書くこと。理由は、ただリンクだけのメールは迷惑メールと判定されやすいためだ。

共有リンクを貼付してメールを送信

これが、クラウド共有スタイル(クラウドGoogleドライブなどのクラウドストレージ経由でファイルを共有すること)の一連の手順になる。

ここから先は、“クラウド共有スタイルの応用法”をお伝えしていこう。

12【応用】共有するファイルが複数ある場合

ちなみに、共有するファイルが複数個ある場合はファイルごとではなく、フォルダごと共有すると楽なので、その場合はフォルダそのものの共有の設定を“リンクを知っている全員”にしてフォルダごと共有しよう。設定の手順はファイルの時と同じで簡単に出来る。

フォルダごと共有

毎回、共有するファイルをアップロードするたびに“一般的なアクセス”を“制限付き”から“リンクを知っている全員”に変更して…って少し面倒くさいので、

共有するファイルを入れるフォルダそのものの設定を変えるといい。

詳しくいうと、『メール添付ファイル』などの名称で作成したフォルダそのものリンク設定を“リンクを知っている全員”に変更しておくと、今後、そのフォルダ内にアップロードされたファイルのデフォルト(標準)の設定が“リンクを知っている全員”になる。ので、そのままリンクを取得して相手に送ることが出来て便利なのだ。

では、ここからはクラウド共有スタイルでファイルを共有された相手はどのような状態になっているのか?について解説していこう。

13【参考】相手がメールを受信した状態

まず、相手が受信したメールは次のようになっている。メールの本文には共有したファイルのリンクが貼られていて、メールそのものにも“添付ファイル”が付いているように見える。

これで、相手は“このメールにはファイルが添付されているんだ”ということを認識出来る。

相手が受信したメール

ただ、これは擬似的に添付ファイルがあるように見せているだけで、添付ファイルの上にカーソルを置くと、ちゃんと“ドライブで共有”と書かれている。そして、“ダウンロードアイコン”も表示されているので、相手は『このファイルをダウンロード出来るんだ』と認識出来るというわけだ。

ドライブで共有されているという添付ファイル風

以上が、クラウド共有スタイルで相手にファイルを共有する全てだ。最後に、もう一回詳しくクラウド共有スタイルでフィアルを共有する3つのメリットについてお伝えしておく。

14【メリット.1】メール到達率(相手に届く確率)が上がる

まず、“メールの到達率が上がる”だが、これは、ファイルを直接メールに添付して送信されたメールは、迷惑メール・スパムメールと誤認されやすいという特徴があるため、受信側のメールセキュリティでメールが弾かれてしまって、メールそのものが届かないケースが多々あり、結果、添付ファイルがあるメールの到達率は下がることから、クラウド共有スタイルでファイルを共有するとメールの到達率が上がるというわけだ。

セキュリティで弾かれるメール

15【メリット.2】相手の受信トレイの容量を奪わない

次に、“ファイルを直接届けるわけではないので相手の受信トレイの容量を奪わない”は、これは“itw.jp”などの独自ドメインを始め、“Gmail”や“Yahoo!メール”などの場合、GoogleWorkSpaceの無制限プランなど一部を除いて、ほとんどの人が使っている無料版でも有料版でも容量に上限が設定されている。

特に、利用者の多いGmailの無料版などは容量の上限が15GB(2023年6月現在)で最近のスマートフォンで撮影されたような解像度の高い画像ファイルなどが添付されたメールを何通も受け取っているとあっという間に容量の上限に達してしまう。

このことから、ファイルを直接メールに添付してメールを送信している人は、相手のメーラーの容量をガンガン奪っているというわけなので、ファイルを添付しないクラウド共有スタイルでファイルを共有すると相手の受信トレイの容量が保たれる=奪わない。というわけだ。

無料版のGmailの容量は15GBで上限に達してしまう

16【メリット.3】共有した後でもファイルの差し替えが可能

最後に、“誤ったファイルを共有した場合、共有後に差し替えられる”というのは、Googleドライブなどのクラウドに置いてあるファイルを見る・ダウンロード出来るようにして、相手にその秘密のアドレスを教えるということがクラウド共有スタイルなので、相手が共有されたファイルにアクセスする前に、あるいはファイルにアクセスした後でも、誤ったファイルを共有してしまっていた場合などは、送信した側でファイルを差し替えると相手は差し替えられた後のファイルを見る・ダウンロードすることが出来るというわけだ。

ちなみに、その場合はファイルそのもののを共有するのではなく、フォルダにファイルを入れて、フォルダごと共有する必要があるので注意が必要だ。

共有後にファイルを差し替えられるというメリット

まとめると、メールの運用では、クラウド共有スタイルを使うことでそう遠くない未来にメールが相手に届かないというリスクを回避出来るということ。

そして、その手順はとても簡単で、最初に“共有専用フォルダ”を作成しておけば、後はそこに共有したいファイルを入れて、リンクを共有するだけということ。

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